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法規內容

法規名稱: 屏東縣政府文書用印作業須知
公發布日: 民國 110 年 03 月 09 日
發文字號: 屏府行文檔字第11005693800號 函
法規體系: 行政處
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一、屏東縣政府及所屬機關(以下簡稱各機關)為提升行政效能及因應業
    務需要,於各機關文書蓋用本府印信時,除法令另有規定外,依本須
    知辦理。

二、本須知所稱文書,指下列處理公務或與公務有關,不論其形式或性質
    之文書:
    (一)機關與機關或機關與人民往來之公文書。
    (二)機關內部通行之文書。
    (三)公文以外與公務有關之文書。
三、各機關文書應經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發簽章及
    蓋「代為決行」章後,送交本府行政處文書檔案科(以下簡稱監印單
    位)蓋用印信。
監印單位如發現前項文書原稿未經判行或有錯誤,應
    即退回各機關補正後,始得用印。
四、各機關承辦下列業務需蓋用印信時,應先行將文書內容、樣稿專案簽
    陳首長或依分層負責授權規定核可後,以憑用印:
    (一)各種聘書、證明書、契約書、合約書、議定書、協議書、處分書
        、授權書、委任書、委託書、切結書、承諾書、同意書、保證書
        、移送書、結算(決算)書、質權消滅通知書、質權設定申請書
        、郵政存證信函、陳送法院、檢察署訴狀等。
    (二)各種獎狀、感謝狀、授權狀、委任狀、執照(證照)、證書、許
        可證、借據等。
五、各機關自行製作用印文書時應注意下列事項:
    (一)須繕有機關全銜。
    (二)紙張選用A4或A3,採直式橫書由左而右、由上而下。
    (三)預留蓋印位置應高低間隔適中,以免用印時重疊。
    (四)不得塗改或預留空白於用印後再自行補填,如為特殊情形者應專
        案敘明簽准。
    (五)簽訂契約當事人名稱、委託契約目的、事由或契約金額、份數等
        事項應與原簽准案及契約書內容相符。
    (六)文書日期或契約簽訂生效日期,應詳填年、月、日,其簽署日期
        以簽准日或契約成立日至生效日期間內為原則,但因業務特殊需
        求且經本府同意者,不在此限。
    (七)文書應填妥發文字號或核准字號,並留存底稿一份歸檔,以利日
        後查考。
    (八)各機關應確保用印文書內容之正確性。
    (九)附件以不蓋用印信為原則,但有規定須蓋用印信者,依其規定。
    (十)不辦文稿用印僅限於公文以外之屬於簡易案件或例行業務性質書
        類申請書,由各機關填具「屏東縣政府不辦文稿之文件蓋用印信
        申請表」,經核章決行後,送監印單位用印,該申請表由監印人
        員收存。
六、各機關訂立契約,如有增、減修正時,應重新繕打製作後再行簽約用
    印,不得僅由契約相對人於增、刪處認章或由承辦單位(機關)自行
    蓋校對章。但因業務特殊需求且經本府同意者,不在此限。
七、正式契約書製作用印完成後,發現僅小部分文字誤植,為免影響簽約
    時效,得由承辦單位(機關)簽准後,於該修正處加蓋契約相對人及
    承辦單位(機關)校對章。
前項校對章應用篆體、隸書或正楷刻製,
    由左至右,刻機關全銜或簡稱,並加「校對章」字樣,於文書改正時
    用之。
八、文書用印時,應由相對人及承辦單位(機關)先行核章並蓋妥騎縫章,
    再送監印單位檢核與簽准案無訛後,始得於該文書加蓋本府印信及首
    長職銜簽字章或相關章戳。但因業務特殊需求且經本府同意者,不在
    此限。
前項騎縫章應用篆體、隸書或正楷刻製,由左至右,刻機關全
    銜或簡稱,並加「騎縫章」字樣,於公文、附件或契約等粘連處用之
    。
九、文書及原稿用紙達二頁以上者,各機關應於其騎縫處正反面蓋(印)騎
    縫章或承辦人之職名章。
十、各機關因業務需要,印製三十張以上大宗定型文書(包括證書、聘書
    、獎狀等),須事先套印印信、章戳者,應簽核會辦監印單位,並敘
    明用途、印製數量、印刷廠商名稱、負責人、地址、電話、承辦機關
    監印人及檢附樣稿,經簽准後,影印一份核准簽交由監印單位登錄後
    提供印模套印。
套印期間應由各機關承辦人負責借用印模並至現場監
    印,印模尺寸不得放大或縮小,套印完畢之印模應於十五日內繳回及
    檢附成品影本一份交監印單位備查;各機關承辦人應監督印刷廠商所
    製版模、底片及超印數量確實銷毀,不得另作他用。
十一、發文之文稿(紙本)達十五個以上受文單位,且有附件或函文頁數
      達三頁以上,
經核判後發文者,請勿裝訂公文及附件,應先送監印
      單位使用速印機用印後裝訂
送發。前項文稿之受文者附件各不相同
      時,應由各機關取回裝訂後再行送發。
十二、文書經蓋印後,由監印單位在原稿加蓋監印人員章,再送發文單位
      辦理發文手
續。
十三、文書補發或用印均應由各機關申請調閱公文原稿,並檢附公文(印
      信)補發申請
表,填寫補發原因及經主管人員以上核章,送監印單位
      查核後辦理補發或用
印。

      前項補發文書,監印單位應於文書上加蓋補發章及補發日期
十四、監印人員應備置印信蓋用登記表,對已核定需蓋印之文書,應予登錄
      並載明核准
日期、字號、內容、用印數量等,並妥存該核准簽影本,
      以備查考。
十五、監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿,應核對其清
      單無誤
後,方得於非電子交換公文蓋印,並循發文程序作業。