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法規內容

法規名稱: 屏東縣各機關學校會計檔案保管與銷毀注意事項
公發布日: 民國 103 年 11 月 07 日
修正日期: 民國 103 年 11 月 07 日
發文字號: 屏府主總會字第10373975300號 函
法規體系: 主計處
立法理由:
圖表附件:
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一、屏東縣政府(以下簡稱本府)為使各機關學校注意會計檔案之保管與銷毀,建立一致性

    規範,特依據會計法及其他相關規定訂定本注意事項。

二、本注意事項所稱各機關學校指;

  (一)本縣縣議會。

  (二)本府及所屬機關(以下簡稱機關)學校。

  (三)本縣各鄉(鎮、市)公所及其所屬機關。

  (四)本縣各鄉(鎮、市)民代表會(以下簡稱代表會)。

三、本注意事項所稱會計檔案係指會計憑證、帳簿及重要備查簿、會計報告,與機器處理會

    計資料之貯存體。

四、會計檔案應注意存放地點之妥適,並盡良善管理人之注意,避免水患、火災、蟲蛀等因

    素造成檔案資料損毀。

    如有移交機關學校檔案管理單位存放之必要時,應確實造册並經由檔案管理人員點交簽

    收,並將簽收文件置於會計檔案保管。

五、會計檔案保管應依下列規定辦理:  

  (一)保管年限依類別如下:

年限    帳表

類別

會計憑證

帳簿及重要備查簿

會計報告

決算

月報

總會計

十年

永久

永久

永久

單位會計

十年

十年

十年

十年

附屬單位會計

十年

十年

十年

十年

備註:各機關學校之總會計報告、總決算書、特別決算書、附屬單位決算綜計表、單位及附屬單位決算書,依國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱檔管局)機關共通性檔案保存年限基準規定至少應永久保存一份。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(二)年限起算日應自總決算公布或令行日起算。 

(三)九十一年會計法修正前各鄉鎮市公所保存之會計檔案倘已逾審計法第二十七條規定之

      十年再審期限,或有缺損需依會計法第一百零九條第二項規定辦理者,列冊並將損毀

      查處情形等,報本府核轉審計部臺灣省屏東縣審計室(以下簡稱審計室)同意後,依

      規定辦理銷毀作業。至九十一年起之鄉鎮市會計檔案存管等,應依會計法有關總會計

      之規定辦理。

(四)各鄉(鎮、市)辦理會計檔案之銷毀,除地方制度法施行日前各鄉(鎮、市)公所決

      算公告或令行日之認定方式外,得以各鄉(鎮、市)決算報告依法應函送代表會之次

      一個定期會結束日(即十一月底)為推定決算令行日。

(五)九十一年度以後各機關學校辦理銷毀應註明總決算公告日期;如總決算公告日無法查

      知或未辦理公告者,應依地方制度法第四十二條規定補行公告,並自補行公告日起算

      保存年限。

(六)每一會計年度結束後,應清點該年度內會計憑證、帳簿及重要備查簿、會計報告,並

      列冊保管以備查核。

六、各機關學校會計檔案之銷毀,以本府通告統一辦理為原則。除遇有遺失、損毀外,應依

    下列程序辦理。

(一)檢視檔案內容若有債權、債務等未清結案件,及接受補助或委辦經費如採代收代付方

      式處理,相關憑證需送回補助或委託機關者,不得銷毀。

(二)編製銷毀清冊二份,函文送本府函轉審計室同意後,本府再行函復。

(三)收到核准銷毀公文後,制定檔案銷毀計畫及銷毀目錄,連同本府及審計室核准銷毀之

      公文影本送本府轉送檔管局審核。經檔管局函復同意後依規定擇期辦理銷毀作業。

(四)已銷毀之檔案,應於檔案銷毀目錄註記核准銷毀之日期、文號及實際銷毀日期,核

      章後函送本府備查。

(五)高中(職)以下學校免依前二款規定逕依本府函復結果辦理。銷毀後須於銷毀清冊

      註記核准銷毀之日期、文號及實際銷毀日期並回報本府。

七、會計檔案遇有遺失、損毀,應立即函報本府核轉審計室審核,並經同意後始得解除責

    任。

    函報之公文應敘明事項如下:

(一)會計檔案遺失、損毀原因。

(二)會計檔案保管人員是否已盡良善管理人應有之注意。

(三)對於公款是否遭受損害。

(四)依會計年度列報遺失、損毀之各種會計憑證、帳簿及重要備查簿、會計報告等會計

      檔案清冊。

(五)檢附相關文件或照片等。

八、檔管局、審計室及本府同意銷毀公文及其附件應永久保存並列入交代。

九、各機關學校之會計憑證、會計報告及記載完畢之會計簿籍等檔案,各主辦會計人員

    除應依會計法第一百零九條規定妥當保管並盡良善管理人應有之責任外,並於辦理

    移交時,切實依會計法第一百十七條規定,逐項點收清楚,以明責任歸屬。