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法規內容

法規名稱: 屏東縣政府公文管理實施要點
公發布日: 民國 97 年 05 月 12 日
修正日期: 民國 104 年 08 月 18 日
發文字號: 屏府研考字第10425728800號 函
法規體系: 研考處
圖表附件:
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一、依據及適用範圍
(一)屏東縣政府(以下簡稱本府)為統一公文處理流程,提高辦理時效
      ,依據行政院頒「文書流程管理手冊」訂定本要點。
(二)本要點適用於本府各單位、所屬各機關、學校。


二、管制區分
    依各類公文處理時限規定如下:
(一)一般公文分為:最速件、速件、普通件、限期公文、會辦案件、開會
      及會勘通知單、專案案件、予以管制。
     1、最速件:指特別緊急必須當時或一日內處理完畢之案件,隨到隨辦
        ,迅速發出。
     2、速件:指次於前款亦應從速處理完畢之案件,以不超過三日為限。
     3、普通件:指一般例行之案件,以不超過六日為限。
     4、限期公文:
     (1)來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限辦理。
     (2)來文訂有期限者,如受文機關收文時已逾文中所訂期限者,該文
          得以普通件處理時限辦理。
     (3)變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。
     5、會辦案件:機關內部送會公文應儘量會商,會商方式得以電洽、簽
        稿會核單、小組會商、自行持稿送會、以書函洽商等方式,並按傳
        遞速別卷宗時限辦理;會辦文件受會單位應以速件(3天)管制處
        理。
     6、開會、會勘通知單:以會議日或會議後之特定日數為限辦日期。
     7、專案案件:
     (1)實質要件:指需經長時間多方面研議且需時三十日以上方可辦結
          之繁雜案件,諸如涉及政策、法令,或需多方會辦、分辦始能定
          案之案件。
     (2)程序:應由主管單位敘明專案名稱與申請理由,並訂定作業時程
          及預定完成時間,送管制單位審查,簽請機關首長或秘書長核准。
(二)人民申請案件:應按其性質區分類別、項目、限辦天數,依「本府暨
      所屬機關處理人民申請案件項目暨期限表」,以「案」為單元予以管
      制,以「依限辦結」與「逾限辦結」為計算標準,並包含假日計算在
      內。(詳屏東縣政府暨所屬機關處理人民申請案件項目暨期限表)
(三)人民陳情案件:依據「行政程序法」第七章及「行政院暨所屬各機關
      處理人民陳情案件要點」之規定辦理,本府訂定處理期限為六日;扣
      除假日計算,全案於限辦日期前辦結者列為「依限辦結」,超過限辦
      日期辦結者列為「逾限辦結」。
(四)訴願案件:依據訴願法所定訴願處理期限,並以「案」為單元予以管
      制;包含假日計算,全案於限辦日期前辦結者列為「依限辦結」,超
      過限辦日期辦結者列為「逾限辦結」。
     1、訴願答辯書:原行政處分機關不依訴願人之請求撤銷或變更行政處
        分者,應於二十日內附具答辯書,並將必要之關係文件送於訴願管
        轄機關。
     2、訴願決定書:應於三個月內為之,必要時,得予延長為5個月,並
        通知訴願人及參加人。延長以一次為限,最長不得逾二個月。
(五)監察案件:依據「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」規
      定辦理並將辦理情形於監察案件管理資訊系統登錄;包含糾正案、調
      查意見函請改善案、委託調查案為監察案件。
     1、以「案」為單位,每1案計列1件,實施全程時效管制作業。
     2、監察案件於本府及所屬一級機關答復監察院後結案,監察院如有再
        詢問事項,視為「新案」,計列第2件。
     3、處理過程中,由本府或所屬一級機關函請其他機關協助提供資料或
        會商相關機關意見者,視同一般公文,以「文」計算。
     4、時效計算標準:包含假日計算,以「依限辦結」與「逾限辦結」為
        計算基準,不另計算發文平均使用日數。
     5、監察案件公文未敘明辦理期限者,期限視為2個月,以發文日起算
        為原則;已敘明辦理期限者,以其期限為準。
     6、無法於期限內辦結者,經徵得來文機關同意展期者,於期限內辦結
        者,視為「依限辦結」。
     7、無法於期限內辦結者,未函請來文機關同意展期,或未獲來文機關
        同意展期者,列為「逾限辦結」。

三、公文處理期限計算標準
(一)答復案件:自總收文之次日起至發文之日止(包括會稿、會簽時間
      ),所需天數扣除例假、紀念日及節日,為實際使用天數。
(二)彙(併)辦案件:自規定彙報截止之日起算至全部辦畢發文之日止
      ,所需天數扣除例假、紀念日、節日,為實際使用天數。
(三)創稿案件:以承辦人辦稿之日起算。
(四)各類公文之處理期限,除一般公文、人民陳情案件不含假日外;限
      期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件均包含假日。
(五)發文日數:從總收文次日起算,至發文之日(不滿半日者,以半日
      計算,超過半日不滿一日者,以一日計算)止,含本府各單位之會
      稿、會辦時間;但與本機關以外機關會稿時,從送會之日起至退會
      收到日止之時間,得予扣除。創稿以辦稿之日起算至發文日止。

四、本府公文收發區分及工作
(一)本府公文收發區分:總收發、單位收發、基層收發。
      (公文收發以本府為主體者,行政處文書及檔案科為總收發、各處
      局為單位收發、各科為基層收發。)
(二)收發工作:
      1.總收文遇有人民申請案、陳情案、訴願案等非一般公文案件,應
        在電腦「收文種類」上點選。掛單位收文號之案件,應迅速登錄
        基本資料後儘速交承辦員辦理。
      2.電腦上有總收文文號應立即收文並線上分文;每日至少上午九點
        、下午二點應至總收文室收文二次。
      3.每日辦理公文查詢,對屆期尚未辦出案件、會辦文件,未照規定
        時限處理者,應予催辦及通知承辦人展期,並提報單位主管。
      4.公文送、退會及陳核(判)時,應在電腦上點選,實體文並應迅
        速送達點選單位,並作成簽收、陳、退紀錄,未依規定點選累計
        達三次以上(含三次)者,予以書面警告一次之懲處;受會公文
        電腦已點選但實體文未送達者,應負責催促。
      5.登記桌(員)對當天辦竣公文應即予整理銷號,如實體文已核判
        完畢但電腦上未出現訊息,應即查詢並催促相關人員點選。
      6.承辦人員逾期不請求展期,應予查詢,逕請其改正或報請單位主
        管處理。
      7.協助研考處辦理公文查詢及蒐集有關資料。

五、實體文收送與電腦點選應同步,落實實體文及訊號同時到達原則及簽
    收制度,以明責任。未依規定點選累計達三次以上(含三次)者,予
    以書面警告一次之懲處。

六、公文承辦人員對經辦文件,自收受公文起至結案止,應負文件全程各
    階段查詢追蹤之責(含送會及陳一層決行公文)。如查催發生困難時
    ,應即簽報;送會公文若受會單位逾期未辦出者(三天),承辦人員
    應負責催促受會單位儘速辦理。

七、展期申請
(一)公文因簽會流程繁瑣,不能於規定期限內辦出時,承辦人員應在屆
      滿辦理期限以前申請展期,以二次為限,每次展期不得超過十天,
      由單位主管核章後,交由收發人員輸入電腦展延期限。
(二)因特殊情形展期必須超過一個月以上時,應簽請機關首長核准,並
      通知研考單位列入管制。
(三)來文訂有答覆期限者,不能按期辦出需辦理展期時,應先協調通知
      來文單位。
(四)展期必須確屬需要,各權責主管應確實審核,或提示處理原則,避
      免展期。

八、承辦人員發生下列情形,處以書面警告一次再犯者,予以申誡:
(一)對逾期待辦之案件,經催辦仍未辦理。
(二)逕收文或交辦案件應登記掛號,而未送收發登記掛號。
(三)對公文登記及查催資料不實之登錄者。
(四)不當存查。
(五)改分、移文應於八小時內完成,為避免移文造成公文延宕處理,凡
      屬承辦人法定業務之公文,承辦人任意移給他單位;或來文內容涉
      及二個單位以上,未分辦者,經單位反應且經查屬實,視為不當移
      文。

九、承辦人員有毀損、棄置、遺失公文或檔案之事實,予以申誡一次。

十、承辦人員發生不當存查情形之連帶懲處如下:
(一)經書面警告一次者,科長及單位主管或代理人則予以書面警告一次
      。
(二)經書面警告二次以上者,予以申誡一次,科長及單位主管或代理人
      則予以申誡一次。

十一、單位主管應負責公文查詢及處理之監督,主要監督項目如下:
  (一)監督登記桌(員)辦理公文查詢。
  (二)每日應查核屬員承辦公文處理情形(含電腦點選),對會辦公文
        ,應督促提前辦出,於期限前完成會簽。
  (三)公文不得有先存後辦、應辦而存等不當存查行為,如發現有此情
        形應退回,辦理展期以迄結案。
  (四)督促承辦人對於無法如期辦竣之案件應辦理展期,以維護人民權
        益。

十二、公文處理時限及逾期積壓責任之議處,依本府「公文處理時限暨逾
      限懲處標準表」規定辦理。(如附表一)
  (一)公文處理發生無故延擱情事,判明責任歸屬,按本表規定逾期時
        限懲處。
  (二)表列時數係指辦公時間,按每日八小時計算,例假日數予以扣除
        。但差假日數不予扣除,承辦人差假時,職務代理人應代其處理
        公文。
  (三)承辦員或各級核稿人員於簽稿上未簽註日期時間,對逾期案件得
        由其關係日期時間推定,負延擱責任。
  (四)職務代理人應依「各機關職務代理人應行注意事項」貫徹職務代
        理人制度,除事先簽請主管核准外,無故積壓者,職務代理人仍
        應比照逾限懲處標準表處分。
  (五)交辦有時限之文件,依該時限為標準。
  (六)改分、移、退文件,原單位應於八小時內送出,無故逾限時,依
        表列逾限懲處標準處分。
  (七)年度內承辦人員辦理公文逾限受懲處累計達申誡六次者,科長應
        負連帶責任予以申誡兩次。

十三、績優承辦人員敘獎依本府「承辦人員獎勵評分標準表」規定辦理(
      如附表二)
  (一)評分標準依據電腦系統資料,以「速度」、「數量」、「熟練」
        等三項統計。
  (二)速度、數量、熟練等三項達到受獎標準者,「品質及內容欄」送
        由單位主管依據平時公文處理成績,按評分標準之區分予以評定
        分數。
  (三)承辦公文人員,依據本標準規定敘獎者,其主管科長得依下列原
        則辦理獎勵:
        1.在公文處理考核期內(半年),其本人及科內承辦人均無因處
          理公文延誤而受懲處者。
        2.科內承辦人員處理公文績優敘獎人數達該科屬員總人數三分之
          一以上者。
  (四)研考人員擔任公文檢查工作者,連帶獎勵。

十四、文書管理人員獎勵依本府「文書管理人員獎勵評分標準表」辦理(
      如附表三)。

十五、基層收發(登記員)獎勵依本府「基層收發(登記員)獎勵評分標
      準表」辦理(如附表四)
  (一)考核期間(半年)凡有逾限公文五件以上(含五件)者,不予獎
        勵。
  (二)數量欄為個人每月平均件數(以六個月數平均之)。
  (三)數人共管一登記桌者,應平均計算其數量。

十六、主計與出納人員獎勵依本府「主計與出納人員辦理一般會計憑證帳
      務登錄獎勵標準表」辦理。(如附表五)